En caso de que se trabajen con sujetos humanos para una investigación, se deben obtener los consentimientos, permisos y comunicados correspondientes cuando los autores deseen incluir detalles del caso u otra información personal o imágenes de sujetos para cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables con respecto a la privacidad y/o seguridad de información personal. Entre otras, incluidas la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros de Salud de 1996 ("HIPAA") y otras leyes federales y estatales de los Estados Unidos y Puerto Rico relacionadas con la privacidad y seguridad de la información de identificación personal.

Es responsabilidad del autor garantizar que:

  • Cada individuo, o tutor legal u otra persona con autoridad legal para actuar en nombre de la persona que aparezca en cualquier video, grabación, fotografía, imagen, ilustración o informe del caso (o en cualquier otra forma identificable) se informe con antelación a el hecho de que se tomen tales fotografías o de que se estén realizando tales videos, grabaciones, fotografías, imágenes, ilustraciones o informes, y de todos los propósitos para los que se pueden usar, incluida la divulgación Voces desde el Trabajo Social y su uso por parte de la revista. Ese individuo, tutor legal o persona con autoridad legal debe dar su consentimiento explícito por escrito. Si dicho consentimiento está sujeto a cualquier condición (por ejemplo, la adopción de medidas para evitar la identificación personal de la persona interesada), el editor debe ser informado por escrito de todas esas condiciones. Los consentimientos escritos deben ser retenidos por el autor y se deben proporcionar los consentimientos o evidencia de que se han obtenido dichos consentimientos a solicitud a Voces desde el Trabajo Social.
  • Los formularios de consentimiento por escrito cumplirán con cada requisito de todas las leyes de protección de datos y privacidad aplicables. Se debe tener especial cuidado al obtener el consentimiento en lo que concierne a los niños (en particular cuando un niño tiene necesidades especiales o discapacidades de aprendizaje), cuando aparezca la cabeza o la cara de un individuo, o cuando se hace referencia al nombre de un individuo u otros detalles personales.
  • En el caso de un niño: si los padres o tutores no están de acuerdo con el uso de las imágenes de ese niño, entonces se debe interpretar que el consentimiento no se ha dado y esas imágenes no se usarán. También es importante asegurarse de que solo se utilicen imágenes de niños con vestimenta adecuada para reducir el riesgo de que las imágenes se usen de manera inadecuada.
  • Incluso si se ha obtenido el consentimiento, se debe tener cuidado para garantizar que la imagen y los subtítulos de la persona en cuestión sean respetuosos y no se pueda considerar que denigre a esa persona.